Column&Interview年賀状やビジネスはがきを利用したモデルをご紹介

年度末の繁忙期に、テンプレートの活用を

2016年3月9日

 3月4月は企業や団体、学校も、日本中の多くの組織が、新しい年度への襷(たすき)を渡すタイミングです。

 グローバル化が進んだとはいえ、3月締めの4月年度開始という会計年度の企業は多く、官公庁や学校など、日本の多くの組織で、これから3カ月程度の間に、 年度の報告書や新年度に向けた準備が同時に始まります。

 企業でいえば、新しい部署や営業拠点の開設。新商品の発表会や役員交代。本当に多くの機能が新しく生まれ変わります。 それに伴って、お客様へのお知らせや年次報告書などの印刷物も多くなり、印刷業界はてんやわんやの騒動になるのです。 「いつも頼んでいる業者さんに頼もう」と考えていても、この時期は想定スケジュール通りに行かず、発注への段取りや原稿整理など、思いもよらぬ、厳しいスケジュールを企業担当者に強いることがあります。

 そうした事情もあるのか、この季節になるとインターネット上では、印刷という検索ワードが上位に出てくる傾向にあります 。会社の情報を出すために、印刷業界の繁忙期を過ぎ去るのを待っているわけにはいきません。大事な期日に合わせるために誰もが必死で探しているのでしょう。

 インターネットでの印刷物発注といえば、「テンプレートを利用して…」ということも多いのですが、BtoBのお付き合い先に会社の大事な情報を送るには、その情報を受け取るお客様のことをしっかり考えて、送り先に相応しいテンプレートを選ぶ必要があります。

 会社の上層部からお客様の上層部へお渡しする情報であれば、フォーマルタイプのテンプレートのご利用をおすすめします。フォーマルタイプのものは、どこに何が書いてあるか、重要な情報はどこにあるのかが誰でも分かる構造になっています。受け取った方が一目見て大事な情報にたどり着くことができますので、受け取る方にも親切ですね。

 常日頃からお付き合いのあるお客さまや、カジュアルな内容であれば、DMタイプのテンプレートに少しアレンジを加えてみてはどうでしょう。背景デザインだけのシンプルなはがきに挨拶文やセールスコピー、写真などを自由に配置することができます。

 B2B LoveLetterでは、フォーマルタイプのはがきはもちろん、さまざまなニーズに合わせた「ビジネス向け挨拶状」やDMタイプの「顧客向けメッセージカード」等、新サービスやテンプレートを続々と追加しています。

 情報やお客様によって、改まったお知らせから、コミュニケーションを深めるためのデザインはがきまで、コストにかかわらず選べるようになっています。くだけ過ぎない程度に、相手の方が好みそうなデザインを選び、コメントなどを加えれば、送り手のちょっとした心遣いを生かした、気持ちの伝わるはがきとなるでしょう。

 あて名を印字するサービスでは、名刺データから直接情報を出せますが、常日頃、名刺の管理をしている企業でも、時には情報が重複してしまうこともあります。こんな時、B2B LoveLetterの新機能「名寄せ機能」が役立ちます。この機能を使うことで同一人物に同じ情報が同時に2通も3通も届けられる事を防ぎます。 顧客データをきちんと管理している会社=お客さまやつながりを大切にする会社というイメージにつながります。

 年度末の繁忙期にどうしても後回しになりがちな関係先への挨拶状の発注業務ですが、そういう仕事だからこそ、無理なく自然に対応できれば、上司や周りのスタッフからの見る目も変わるでしょう。

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