Column&Interview年賀状やビジネスはがきを利用したモデルをご紹介

年末の大イベント「年賀状」のムダを大きく削減!! 名刺データとの連携で作業期間を短縮する目からウロコの年賀状サービスとは?

年賀状のこんなことで困っていませんか?

B2B LoveLetter を使ったA社総務部の年末

B2B LoveLetterで2カ月の作業が2週間に!

  • 総務部長
    総務部長

    昨日、大学の後輩でB社の総務課長に会ったんだが「また年賀状の季節がやってきましたね」とタメ息をついていたよ。

  • 総務A子
    総務A子

    部長も一昨年までそうだったじゃないですか。エクセルのフォーマットを社内にまわしても、締め切りを過ぎても返してくれない人が大勢いて、「まだですか?」と催促するのもお決まりでした。

  • 総務部長
    総務部長

    やっと返ってきたと思ったら、入力ミスがあったり、あとから「役職名が変わっていた」「部署を異動していた」と修正が次々に舞い込んだりで、ほかの仕事が手につかないこともな。年末は総務もあれこれ忙しいのに、年賀状のあて名作成に振りまわされて、毎年二人がかりで2カ月以上はかかっていたかな。去年、君に教えてもらったB2B LoveLetter、最初はどうなのかと思ったけれど、2週間で作業が終わったときはびっくりしたよ。

  • 総務A子
    総務A子

    一人ずつ入力してもらうから時間もかかるし、間違いも起こる。全社で共有している名刺データを取り込めば、それであて名リストのベースは出来上がりますから。

  • 総務部長
    総務部長

    社内でも「これはありがたい」と評判だった。

  • 総務A子
    総務A子

    あて名が重複しないので、最後に確認する手間も省けました。

  • 総務部長
    総務部長

    去年は初めてだから慣れないところもあったけど、2年目で社内にも浸透しているだろうから、今年はもっと作業期間を短縮できるかもしれないね。

  • 総務A子
    総務A子

    今年は私一人で、1週間以内が目標です!

ここがポイント1
Sansanとの連携で、あて名リスト作成が飛躍的に効率化!
クリックで拡大 Sansanの画面上でタグ付けして、B2B LoveLetterに取り込めば、それだけであて名リストの基本データになる Sansanの画面上でタグ付けして、B2B LoveLetterに取り込めば、それだけであて名リストの基本データになる 毎年、思うように進まない年賀状のあて名リスト作成。苦労する最大の要因は、各社員がお付き合いしている相手の氏名、会社名、住所、役職名などが、年賀状作成の担当者と共有されていないところにあります。情報の基本になるのは名刺。もし名刺情報が共有されていれば、あて名作成の作業はうんと効率化されるはず。

B2B LoveLetterの大きな特徴は、クラウド型名刺管理サービスSansanとの連携が可能なこと。Sansanの画面で、「2017 年賀状送付先」などのタグ付けをして、そのタグをB2B LoveLetterに取り込むだけで、あっという間にあて名リストの作成が完了します。

クリックで拡大 タグ内に所有者が異なる同一の名刺データが存在しても、取り込む際に「自動名寄せ」が可能。名刺交換日が最新のデータが印字対象になるが、手入力でのデータ変更もできる タグ内に所有者が異なる同一の名刺データが存在しても、取り込む際に「自動名寄せ」が可能。名刺交換日が最新のデータが印字対象になるが、手入力でのデータ変更もできる またB2B LoveLetter はSansanのデータを取り込む際、最も日付の新しい名刺交換日を優先し、あて名印字対象とします。つまり最新の情報が反映されるため、役職名・部署名・住所などの情報が古い、という心配もありません。同一人物の名刺所有者が複数いる場合、あて名が重複してしまうこともよくありますが、B2B LoveLetterには「自動名寄せ」機能があるため、「あて名の重複がないか」をチェックする手間も省けます。

B2B LoveLetterを活用することで、以前は2カ月以上かかっていたあて名リストの作成が「2週間もかからずに終わった」というユーザーの声も多く寄せられています。翌年からはリストのメンテナンスだけで済むため、2、3日にまで短縮することも可能です。

総務や秘書だけでなく、会社全体のムダが削減!?

  • 総務部長
    総務部長

    後輩のB社総務課長、去年の年賀状で社長から大目玉をくらったらしい。新しい取引先で、これからお付き合いを深めていこうとしていたC社の部長へ年賀状が届かなかったそうなんだ。部長も課長も若手社員も、C社部長の名刺はもらっていたが、「誰かがリストに入れているだろう」と思って、結局あて名リストからもれてしまったとか。

  • 総務A子
    総務A子

    なるほど。一人ひとりに記入させると起こりがちですよね。Sansanの名刺データと連携すれば、そういう心配はなくなるし、常に最新の名刺情報が反映されているから安心です。空白などの不備があれば、取り込み時に表示もしてくれる。部長、我が社の年賀状にそんなミスはないので、ご安心ください!

  • 総務部長
    総務部長

    あて名リスト作成以外にも、B2B LoveLetterで作業はずいぶん効率よくなったんじゃないのかな。

  • 総務A子
    総務A子

    前は、あて名リストが完成してから年賀状のデザインを考え、社内の意見をうかがい、OKが出たらデザインデータとあて名リストを印刷会社にまわしていました。印刷されてきたら、あて名に誤りがないか最終確認してやっと投函。10月下旬から準備を始めても、投函はいつも年末ギリギリ。今はB2B LoveLetterの画面上でデザインを選んで枚数を指定するだけだし、発送代行もお願いできるのでほんとにラクです。

  • 総務部長
    総務部長

    我々がラクなのはもちろん、全部署の社員が余計な作業に時間を取られずに済む。そこが一番のポイントだろうね。

ここがポイント2
簡単かつ短期間に、ワンストップで作業が完了!
クリックで拡大 郵便番号の空白など、不備がある場合は取り込み時にエラーとして表示してくれるため。そのまま送付してしまう心配がない 郵便番号の空白など、不備がある場合は取り込み時にエラーとして表示してくれるため。そのまま送付してしまう心配がない あて名リストの作成が終わっても、「本当に大変なのはそこから」というのが、年賀状作成担当者の心境でしょう。役職名や部署名に変更はないのか。記入漏れはないのか。年賀状のちょっとした誤りが会社の信用を落とすことにもなりかねないので、一つずつ、それこそ目を皿のようにして確認するはずです。

これでは手間も時間もかかってしまいますが、Sansanは「名刺を交換した日」を軸に、名刺の「新しい」「古い」を区別できるので、更新通知があった名刺をアップデートしておけば、B2B LoveLetterに取り込むデータも最新のものになります。また、取り込み時のエラーチェック機能も備えるため、郵便番号、都道府県名、市区町村、町域・番地の空白、郵便番号の桁数不正などはエラーとして表示され、そのままあて名印字されることも防いでくれます。

クリックで拡大 デザイン・文面は豊富なテンプレートから選択できる。テンプレート画像に、テキストや企業ロゴ画像を載せることも簡単だ デザイン・文面は豊富なテンプレートから選択できる。テンプレート画像に、テキストや企業ロゴ画像を載せることも簡単だ あて名リスト作成後の流れもシンプル。サイト上に用意される豊富なテンプレートから好みのデザイン・文面を選ぶ。または他のソフトで作成した画像データを使って年賀状を作成し、注文枚数を指定すれば作業は完了。オプションの発送代行を利用すれば、あて名リスト作成から始まって注文、そして投函手配までワンストップでOK。年賀状作成、送付にかかる負担を大きく低減してくれるのです。

リストを一度作れば、年賀状以外にも流用できる!

  • 総務部長
    総務部長

    B社の問題は、以前の我が社もそうだったが名刺データを活用できていないところにあるね。でもここが難しいんだけど、B社はSansanを導入していないらしい。

  • 総務A子
    総務A子

    私の知り合いが勤めている会社もそうですが、Sansanを使っていなくてもB2B LoveLetterは使えるみたいですよ。

  • 総務部長
    総務部長

    ほう、そうなのか。それは知らなかった。

  • 総務A子
    総務A子

    私も詳しいわけではないですが、名刺情報を管理できるソフト・アプリのデータを、CSVという形式のファイルでB2B LoveLetterに取り込むらしいです。

  • 総務部長
    総務部長

    最初から個別に入力するわけじゃないから、あて名リスト作成が効率化するのは間違いないだろうね。機能的にはどうなんだろう。

  • 総務A子
    総務A子

    Sansan連携とすべて同じではないようですが、このやり方だと「あて名の連名」ができるみたいです。

  • 総務部長
    総務部長

    B社も何らかのかたちで名刺データ、取引先データは管理しているだろうから、後輩に教えてあげるとしよう。

  • 総務A子
    総務A子

    いったんファイルを作成しておけば、担当者のパソコンに保存できるので、年賀状だけじゃなく、例えば暑中見舞いとか、他のハガキや案内状のあて名リストをつくるのにも、簡単に応用できるんじゃないでしょうか。

  • 総務部長
    総務部長

    なるほど。いずれにしても、B2B LoveLetterを使えば、総務部や秘書室にまかされる年賀状作成業務が効率化するのは間違いないね。

ここがポイント3
CSVファイルでも「B2B LoveLetter」は利用可能
クリックで拡大 Sansanのサービスを利用していない場合も、名刺データをCSVファイルとして取り込んであて名リストを作成できる Sansanのサービスを利用していない場合も、名刺データをCSVファイルとして取り込んであて名リストを作成できる クラウド型名刺管理サービスSansanとの連携が、B2B LoveLetterの大きな特徴なのは理解いただけたでしょうか。とはいえ「うちの会社、Sansanのサービスを利用していないんだけど……」というケースもあるでしょう。

もちろん、心配はいりません。その場合は名刺情報の入力データをCSVファイルの形式でB2B LoveLetterに取り込みます。この場合のメリットは、Sansanを使ったAPI連携では難しい「あて名の連名」を編集できること。同部署の複数の人に年賀状を送る場合、これはなかなか便利ではないでしょうか。

また、あて名データをCSVファイルで担当者のPCに保存することになるため、汎用性もあります。年賀状だけでなく、企業から発送する暑中見舞い、役員改選や株主総会の案内状などのあて名リストを作成するときも、CSVファイルをメンテナンスするだけで簡単に対応できるのです。

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割引は2018年賀状まで有効(1回のみ)、年賀状以外の商品も対象です。ボリュームディスカウントとの併用不可。