Column&Interview年賀状やビジネスはがきを利用したモデルをご紹介

営業のカリスマが語る年賀状活用法

2016年10月4日

外資系教育会社の営業時代に、世界第2位のセールス実績を持つ和田 裕美さん。現在は営業コンサルタント業務、セミナー、講演会、執筆、メディア出演などで多忙な日々を送っています。そんな和田さんが大切にしているのが、アナログのやり取り。営業出身の和田さんにとって、ビジネスは「人と人とのつながり」から生まれるものであり、デジタルの時代だからこそ、はがきなどのアナログツールが大きな価値を持つと考えています。こうした観点から、年賀状も大切にしている和田さんに、B2B LoveLetterの魅力と使い方をうかがってみました。

デジタルの時代だからこそ、アナログの価値を見直すべき

和田さんがキャリアをスタートさせた時期と今では、営業担当者をめぐる環境は大きく変わっています。

そうですね。顧客データの管理やモバイルデバイスの活用など、便利になった部分はたくさんあると思います。私が営業を始めたのは、携帯電話がやっと普及し始めた頃でしたから。確かに便利な世の中になったけれど、デジタル化によって失われていくものもある気がしています。以前の営業は、何につけ電話でアポイントを取り、対面するのが基本でしたが、今はメールのやりとりで済む部分も多く、生身の人間としてのお付き合いが希薄になっているのではないでしょうか。

社会のいろんな場面で指摘されていますね。では営業という視点で見た場合、どんなところに注意すべきだと思いますか。

デジタルの利便性は大いに活用すべきですが、世の中がデジタル化する一方で、真逆の価値が見直されることも忘れないで欲しいですね。以前から、営業の現場では「手書きのお礼状の大切さ」が言われてきましたが、デジタル時代の今だからこそ、手書きのはがき、年賀状などの価値は高まっていると思います。きれいに印刷した年賀はがきがあり、そこに手書きのメッセージがひと言あるだけで、受け取った人は嬉しいもの。私は営業の仕事を始めた頃からずっと、アナログツールを大切にしてきました。

ひと手間をかけるだけで、人の心にちょっとした感動が沸く

どんな風に使われてきたのでしょうか。

契約をいただいたら、手書きのメッセージを添えたはがきを送ったり、何か頂き物をしたら手書きのお礼状を送ったり。特別なことではありません。時間も数分あればできますが、やらない人が圧倒的に多いので、自分を印象付けるきっかけにもなると思います。
私の場合、同じ会社のスタッフにも手書きのはがきを送っていました。目標を達成したスタッフがいたら、会社で「おめでとう」「がんばったね」と祝福するのはよくある光景ですが、スタッフの自宅にメッセージカードを送っていたんです。こうすると「私信」の意味が濃くなり、「私のことをほんとうに認めてくれている」「私のことを考えてくれている」と、次の目標に向けてさらに頑張れる。そんな好循環をつくりだすためにはがきを使っていました。

確かに、最近はメールで連絡、挨拶を済ませることも多いので、はがきや手紙をもらっただけでちょっとした驚きがあります。

デジタル化と同時に効率化が進んだ時代だからこそ、ひと手間かけた、効率の悪いものに人は心を動かされるのでしょう。大切なのは使い分けで、私もセミナーや新刊の案内など、情報を整理して正しく伝えたい場合は印刷したものを使いますが、そこにちょっとした挨拶や近況などを入れる場合は、別に手書きのメッセージを用意します。「情報」を伝えるものと、「情緒」を表現するもの。使い分けを考えてもいいと思います。

5000枚の年賀状づくりに、時間をとられていたスタッフ

お正月に送る年賀状は日本独自の文化として定着していますが、和田さんにとっての年賀状はどういう存在でしょうか。

営業の仕事で、新規開拓と並んで重要なのが既存のお客さまのケアです。リピーターになっていただくには、お客様と営業スタッフの関係に継続性が必要ですが、そこで大きな意味を持つのが年賀状。年始に欠かさず届くだけで、人間関係の軌跡を確認できるし、メッセージが手書きだったりすると、それだけで受け取った人は自分を気にかけてくれているんだと感じます。人と人をつなぐアナログなメディアですし、年に一度の習慣だからこそ、大切にすべきものだと思っています。

毎年、何通くらい出されるのですか。

増減はありますが、最も多かった年は5000枚を超えていたと思います。それだけあると作成、投函だけでも大変な作業となります。実務作業は会社のスタッフに任せていますが、毎年「そろそろ始めなくちゃね」と余裕を持って手を付けても、投函するのは年末ぎりぎりになってしまう。小さな会社でも、年末は他にもいろいろとやることがあるので、申し訳なく思っています。
住所録の作成は、主にはがき作成ソフトでやっていて、名刺情報を入力した住所録があり、そこに新しく加えたり、削除したり、最新のあて名リストをつくるところから始まります。毎年、新たに名刺交換する方も多いので、リストの更新だけでもけっこうな作業です。人手で入力しているため、慎重にやっていても、名前の間違いなどのミスもあります。また役職や所属部署など、名刺情報が古いまま送ってしまうことも少なくありません。限られたスタッフでやっているので、正直、仕方ない部分もあると思っています。完璧にやろうと思ったら、人件費も時間もコストがかかりすぎてしまうので。

経営的にも、営業目線でも「B2B LoveLetter」は大いに魅力的

同じ悩みを抱えている会社は多いようですが、B2B LoveLetter(ネット上ではがきのあて名作成からデザイン作成、印刷発注までできるサービス)を利用するとしたら、どのように活用できると思いますか。

あて名リストの作成が大変なのは、名刺情報が社内で共有されていないことが大きな問題なので、クラウド名刺管理サービスであるSansanのデータをそのまま取り込めるというのは画期的ですね(※)。さらに最新の情報が反映されて、入力ミスや古い肩書、部署名のまま送る心配もなくなるという点も魅力的です。営業上、名前の間違いはもちろん、役職や部署名が古いままでは相手に対して大変失礼にあたるので、それを避けられますから。
それに社内で一つずつ入力していくと、同じあて名の年賀状が複数できてしまいますが、B2B LoveLetterにあて名を取り込む際の「自動名寄せ」も、重複がないかチェックする手間が省けてとても便利ですね。スタッフの負担を軽減できれば、その結果、本来の業務に向き合う時間が増えるので、会社としても導入効果はあると思います。 これなら年賀状に限らず、あて名リストは暑中お見舞い、各種のご案内にも利用できるので、今まで以上に積極的にはがきを出せるようにもなるはず。はがきというアナログな手段で、お客様との関係にメリハリをつけ、持続性を持たせるためにも、ぜひ活用してみたいですね。

※脚注:Sansanを利用していない場合でも、はがき作成ソフトや名刺管理ソフトのCSVデータを取り込むことで、B2B LoveLetterのあて名印字サービスを利用できます。

和田 裕美(わだ ゆみ)

外資系教育会社で営業時代、プレゼンしたお客様の98%から契約をいただく圧倒的な営業力で、日本でトップ、世界142か国中2位の成績を残し、女性初の支社長に抜擢。2002年に独立し、株式会社ペリエ(現:和田裕美事務所株式会社)を設立。営業・コミュニケーション・モチベーションアップのための研修、講演、執筆活動を行っている。営業だけにとどまらず、話し方、時間術、絵本など執筆活動も幅広い。熊野本宮大社参与、京都光華女子大学客員教授。